Proveedores¶
Objetivo¶
Esta página ofrece una forma pensada para trabajar con proveedores externos. Incluye al socio del sitio web, los servicios de hosting y las aplicaciones internas que apoyan a Cafh.
Por qué importa esta página¶
Los proveedores hacen posible una parte importante del trabajo de Cafh. También crean distancia entre la organización y los sistemas, cuentas, datos y contratos que sostienen la vida diaria. Una práctica clara con proveedores ayuda a recibir apoyo externo sin perder dirección ni memoria. También ayuda al comité a relacionarse con terceros de una forma respetuosa, estable y bien registrada.
Riesgos que esta página busca reducir¶
- Dependencia excesiva de un proveedor
- Costos ocultos o renovaciones que nadie sigue
- Rutas de soporte confusas en un incidente
- Accesos amplios que quedan abiertos demasiado tiempo
- Poca visibilidad sobre datos tratados por un proveedor
- Salida difícil al cerrar o cambiar un contrato
Reglas centrales¶
Estas reglas mantienen clara la relación desde el inicio. Los proveedores aportan capacidad y velocidad. Cafh igual necesita conservar dirección, propiedad y registros en sus propias manos.
- El comité debe aprobar cada solicitud a proveedores.
- Cada proveedor debe tener un contacto nombrado por Cafh.
- Cada servicio crítico debe tener un dueño actual del contrato.
- El trabajo del proveedor debe quedar registrado.
Lista para alta de proveedor¶
La lista convierte una elección de proveedor en una decisión documentada. Ayuda al comité a comparar opciones, ver vacíos temprano y evitar obligaciones ocultas.
- Descripción del servicio
- Nombre del proveedor y entidad legal
- Datos que maneja el proveedor
- Ruta de soporte y horario
- Fecha de inicio y fecha de renovación
- Accesos que necesita el proveedor
- Ruta de salida y devolución de datos
- Resultado de la revisión de herramienta y software de Cafh
Flujo de trabajo¶
Una sola ruta de solicitud ayuda a proveedores y a Cafh al mismo tiempo. Reduce acuerdos laterales y mantiene visibles costo, alcance, riesgo y fechas.
- Una persona envía la solicitud al comité.
- El comité revisa necesidad, costo, riesgo y prioridad.
- El comité aprueba la solicitud o la devuelve para ampliar.
- El contacto nombrado abre la solicitud con el proveedor.
- El comité registra estado, plazos y decisiones.
- El comité cierra la solicitud tras la validación final.
Acceso y control¶
El acceso debe coincidir con la tarea y nada más. Eso baja el impacto de errores, acorta la limpieza tras el fin del contrato y mantiene a Cafh a cargo de la cadena central del servicio.
- El proveedor debe recibir sólo el acceso mínimo.
- Cafh debe ser dueña de las cuentas principales.
- Las credenciales compartidas deben vivir en el gestor de contraseñas de Cafh.
- El acceso del proveedor debe retirarse al terminar contrato o tarea.
Tabla modelo de registro de proveedores¶
Usar una fila por proveedor. Reemplazar los nombres y las rutas de contacto de ejemplo con los datos vigentes de Cafh.
Alto quiere decir que el proveedor sostiene un servicio crítico o maneja datos restringidos. Medio quiere decir que el proveedor sostiene trabajo importante, pero no controla la plataforma central. Bajo quiere decir que el proveedor apoya un área limitada con menor impacto directo.
| Tipo de proveedor | Proveedor de ejemplo | Rol principal | Criticidad | Responsable en Cafh | Contacto clave del proveedor | Ruta de contacto | Nota de revisión |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Proveedor de infraestructura | DigitalOcean | Hosting, cómputo, almacenamiento y red | Alto | Comité de tecnología | Mesa de soporte o ejecutivo de cuenta | Panel de control, ticket de soporte y correo de facturación | Revisar accesos admin, respaldos y dueño de facturación |
| Proveedor del sitio y aplicaciones | Socio del sitio web | Cambios del sitio, corrección de fallas y soporte del área de miembros | Alto | Responsable del sitio | Líder del proyecto | Correo compartido help@website-partner.example y tablero de tickets |
Revisar acceso al código, permisos de despliegue y horario de soporte |
| Proveedor de software | Plataforma de registros de miembros | Registros internos y flujos de datos de miembros | Alto | Responsable de membresía | Líder de soporte | Portal de soporte y correo support@appvendor.example |
Revisar ruta de exportación, respaldos y términos de privacidad |
| Proveedor de plataforma | Zoom | Reuniones, llamadas y eventos en línea | Medio | Coordinación del comité | Soporte comercial o admin de cuenta | Consola de administración y caso de soporte | Revisar roles de anfitrión, grabaciones y ajustes de recuperación |
| Proveedor gráfico y de contenido | Estudio de diseño o socio de traducción | Activos visuales, edición, traducción o apoyo a contenido público | Medio | Responsable de comunicación | Contacto de proyecto | Correo compartido studio@example.com |
Revisar activos de marca, ruta de devolución y flujo de aprobación |
| Proveedor de dominios y DNS | Registrador o servicio DNS | Renovación de dominios, DNS y registros SSL | Alto | Comité de tecnología | Contacto de soporte de dominios | Portal del registrador y caso de soporte | Revisar fechas de renovación, segundo factor y ruta de recuperación |
Revisión¶
La gestión de proveedores no termina con la firma. La revisión regular muestra si el servicio todavía encaja con necesidad, costo, calidad de soporte y deberes de datos de Cafh.
- Revisar la lista de proveedores cada 6 meses.
- Revisar la calidad del soporte tras trabajo mayor o incidente.
- Mantener lista actual de servicios, costos y renovaciones.