Proteção de dados¶

Objetivo¶

Esta página ajuda a Cafh a cuidar da informação que lhe foi confiada. O foco principal está nos dados de membros usados para registros, coordenação e serviço.

Por que esta página importa¶

Mesmo um conjunto pequeno de dados merece respeito. A informação de membros é guardada em um marco de confiança, e essa confiança pede clareza, medida e bom registro. Práticas simples sobre acesso, armazenamento, exportação, backup e trabalho com terceiros ajudam a Cafh a cuidar das pessoas de forma constante. Também ajudam o comitê a responder com coerência quando surge uma pergunta ou um incidente.

Riscos que esta página busca reduzir¶

Acesso não autorizado
Coleta de dados em excesso
Cópias espalhadas em ferramentas pessoais
Backups fracos ou recuperação sem sucesso
Tratamento fraco de dados por fornecedores
Dano a membros por exposição ou perda

Regras centrais¶

Estas regras dão à Cafh uma disciplina simples de privacidade. A meta não é um grande programa legal. A meta é coletar menos, compartilhar menos e manter registros melhores sobre o que a Cafh guarda e para quê.

Classificar a informação de acordo com sua sensibilidade e impacto potencial.
Conceder acesso apenas a quem realmente precisa para exercer sua função.
Utilizar repositórios aprovados em vez de cópias dispersas ou pessoais.
Revogar acessos de imediato após mudança de papel ou vínculo.
Manter um registro simples de privacidade para dados de membros, fornecedores, país de armazenamento, datas de retenção e notas de segurança.

Base de dados de membros¶

A base de dados de membros pede cuidado constante. Ela é um dos poucos lugares onde dados pessoais, operação diária e confiança se encontram no mesmo sistema. Uma propriedade fraca ou registros fracos podem causar dano mesmo com uma plataforma técnica sólida.

Manter um responsável claro pela base de dados.
Manter um contato técnico ou fornecedor para suporte.
Usar senhas fortes e autenticação multifator.
Revisar acessos a cada 3 meses.
Registrar exportações, mudanças em massa e mudanças de estrutura.
Testar backups e recuperação em um ritmo definido.

Dispositivos pessoais e cópias locais¶

A maior parte das pessoas da Cafh usa dispositivos pessoais. Essa realidade aumenta o risco de cópias espalhadas, perda, roubo e proteção desigual. Por isso a Cafh deve manter dados restritos dentro de sistemas aprovados e reduzir cópias locais em dispositivos pessoais.

Para dispositivos pessoais:

Guardar dados restritos em local só para tarefa breve e clara
Apagar cópias locais ao encerrar a tarefa
Evitar pastas pessoais de sincronização para dados restritos
Evitar perfis familiares ou compartilhados para arquivos da Cafh
Registrar exportações de dados de membros e outros arquivos sensíveis
Escalar qualquer dispositivo perdido, roubado ou comprometido que tenha dados da Cafh

Para registros de membros ligados a pessoas da UE ou do EEE, o comitê deve tratar o caso como sensível ao GDPR. Essa revisão deve ocorrer mesmo com a Cafh ou um fornecedor operando fora da UE. O comitê deve registrar o propósito do uso dos dados, a base legal, os sistemas envolvidos e os fornecedores que recebem os dados.

Para esses registros:

Dar ao membro um aviso de privacidade claro e em linguagem simples
Guardar só os dados necessários para o propósito declarado
Manter os dados atualizados
Definir datas de revisão ou eliminação
Registrar país de armazenamento e caminho de transferência

Direitos de membros da UE¶

Estes direitos são práticos. Dão às pessoas um caminho para pedir o que a Cafh guarda, como usa esses dados e como corrige erros. O comitê deve tratar cada pedido com cuidado e com registro escrito.

Sob o GDPR, membros da UE podem pedir:

Informação sobre o uso de seus dados
Acesso aos seus dados
Correção de dados inexatos
Eliminação em casos nos quais os dados já não precisem ser guardados ou tenham sido usados de forma ilícita
Limitação do tratamento em casos específicos
Portabilidade quando esse direito se aplicar
Oposição em casos específicos

Procedimento para pedidos de privacidade da UE¶

Um processo sereno protege tanto a pessoa quanto a organização. Ajuda a responder com exatidão e evita que a revisão dependa de memória ou mensagens informais.

Registrar data do pedido, pessoa e direito solicitado.
Confirmar identidade antes de revelar ou alterar dados.
Enviar o caso ao comitê no mesmo dia.
Identificar cada sistema e fornecedor que tenha esses dados.
Responder sem demora e com meta de 1 mês.
Registrar a ação tomada, a data e os dados que precisem ficar guardados por razões legais ou operacionais.
Quando a Cafh não puder conceder todo o pedido, registrar o motivo e informar o caminho de reclamação.

Processamento por terceiros¶

Muitas falhas de privacidade começam fora da base principal. Começam em exportações, canais de suporte, backups ou ferramentas de terceiros. Por isso a revisão de fornecedores faz parte da proteção de dados.

Com cada fornecedor externo que trate dados da Cafh, confirmar:

Quais dados são coletados
Onde ficam armazenados
Quem pode acessá-los
Como podem ser exportados ou eliminados
O que acontece ao encerrar o serviço

Para dados de membros da UE, o comitê deve confirmar ainda:

Se o fornecedor atua só sob instruções da Cafh
Se o contrato cobre confidencialidade, segurança, pedidos de direitos e apoio em incidentes
Se os dados saem do EEE
Qual base de transferência sustenta essa saída, como decisão de adequação ou cláusulas contratuais padrão
Quais subprocessadores podem receber esses dados

Resposta¶

Possíveis perdas de dados, acessos não autorizados ou compartilhamentos acidentais devem ser escalados rapidamente para reduzir impacto e facilitar a contenção.

Para dados de membros da UE, tratar perda, exposição ou acesso não autorizado como caso GDPR desde o início. Registrar quando a Cafh tomou conhecimento do caso. Avaliar de imediato o risco para direitos e liberdades. Quando esse risco existir, preparar aviso à autoridade relevante dentro de 72 horas a partir do conhecimento. Quando o risco for alto, preparar aviso claro para as pessoas afetadas. Manter juntos o registro do incidente, o registro do fornecedor e as correções posteriores.

Dados públicos e restritos¶

O portal não precisa de um sistema complexo de etiquetas. Precisa de uma linha clara entre material aberto e material que pode afetar membros ou o trabalho interno. Essa linha ajuda a escolher a ferramenta e o canal corretos.

O conteúdo do site público é dado público.
Perfis de membros e registros internos são dados restritos.
Toda nova forma de compartilhar dados restritos deve passar pelo comitê.

Outras normas de privacidade a observar¶

GDPR não é a única regra que pode importar. A Cafh trabalha entre países, línguas e fornecedores. Essa realidade pode trazer mais de um dever legal para o mesmo caso.

O UK GDPR pode importar para registros ligados a pessoas do Reino Unido.
A LGPD do Brasil pode importar para registros, fornecedores ou operações ligadas ao Brasil.
Regras nacionais sobre arquivos, tributos, trabalho e entidades sem fins lucrativos podem afetar retenção e avisos.
Quando duas normas de privacidade apontarem para caminhos distintos, usar o caminho mais estrito até a revisão do comitê.